Pertemuan 3 - Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pertemuan 3

Perencanaan Manajemen

Proyek Sistem Informasi

Pengertian Perencanaan Proyek

Perencanaan Proyek adalah disiplin untuk menyatakan bagaimana untuk menyelesaikan sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pendangan dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, antara lain : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya manunsia, metode komunikasi, dan manajemen resiko).

Sebagai elemen penting dari menejemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten. Bila dilaksanakan dengan baik, perencanaan proyek juga akan mencangkup tanggal target untuk penyelesaian setiap tindakan.

Proses perencanaan lebih memfokuskan pada pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuaan yang diinginkn. Sebaliknya, perencanaan proyek lebih memfokuskan pada mengidentifikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam perencanaan proses.

Prinsip Perencanaan Proyek

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :

a)      Tujuan organisasi yang jelas

b)      Tugas yang dilakukan harus jelas

c)      Pembagian tugas yang adil

d)     Penempatan posisi yang tepat

e)      Adanya koordinasi dan integrasi

Kelompok Proses Manajemen Proyek

Merupakan serangkaian aktifitas yang dilakukan untuk mencapai hasil tertentu. Pada tiap fase dari siklus hidup proyek“lifecycle” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang terdiri atas 5 proses yang saling berhubungan, diantaranya :

Ø  Proses Inisiasi (initiating)

Ø  Proses Perencanaaan (planning)

Ø  Proses Pelaksanaan (executing)

Ø  Proses Pengawasan n pengontrolan (monitoring n controlling)

Ø  Proses Penutupan (closing)

1. Proses inisiasi proyek

Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case : dokumen berisikan alasan inisiasi proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan.

2. Proses perencanaan proyek

Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko

3. Proses eksekusi proyek

Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumderdaya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses pembuatan project manager.

4. Proses pengawasan dan pengontrolan proyek

Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivitasnya melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan laporan update terhadap planning

5. Proses penutupan proyek

Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna trhadap hasil akhir produk/layanan, meskipun tidak selesai proyek harus ditutup secara formal. Keluaran proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.

Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

a)      Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

b)      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.

c)      Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.

d)     Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).

e)      Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.

f)       Membuat laporan perencanaan sistem.

g)      Meminta persetujuan manajemen.

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

a)      Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).

b)      Mengumumkan proyek pengembangan system.

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan.

Tahapan yang dilakukan yaitu :

a)      Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.

b)      Melakukan studi kelayakan.

c)      Menilai kelayakan proyek system.

d)     Membuat usulan proyek system.

e)      Meminta persetujuan manajemen.

Manfaat Manajemen Proyek :

Manajemen Proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

Manfaat manajemen proyek:

a)      Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

b)      Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

c)      Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

d)      Mengidentifikasi metode analisa peramalan

e)      Mengukur prestasi terhadap rencana

f)       Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

g)      Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana

h)      Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

sumber :

http://konsultanseojakarta.com/perencanaan-proyek.php

http://ebookuniverse.net/id/perencanaan+manajemen+proyek+sistem+informasi