Pertemuan 2 - Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pertemuan 2

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Proyek :

* Bercorak dinamis, nonrutin

* Siklus proyek relatif pendek

* Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun)

* Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan

* Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu

* Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

Operasional :

* Berulang-ulang, rutin

* Berlangsung dalam jangka panjang

* Intensitas kegiatan relatif sama

* Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek

* Macam kegiatan tidak terlalu banyak

* Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant

Apakah Proyek itu ?

• Urutan kegiatan /tugas

• Terdiri dari sumber-sumber daya.

• Menghasilkan tujuan/obyektif

• Menghasilkan sesuatu yang baru .

Ciri-ciri proyek :

* Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil kerja akhir.

* Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

* Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.

* non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung

Mengapa Proyek Gagal :

Ø  Masalah SDM

– Kurangnya ketrampilan dampen pengetahuan anggota team.

– Kekurang Pengertian tentang sasaran bersama

– Kurangnya pembinaan team

Ø  Methodology

– Belum ada prosedur yang standars atau

– Penyusunan project prosedurp yang tidak tepat

–  dipakainya prosedur yang telah disusun dengan susah payah

Ø  Funding

– PerencanaanPerencanaan pendanaanpendanaan yang yang tidaktidak sesuai

Ø  Keterbatasan teknologi

– Kekurangan penguasaan basis teknologi sebagai sarana melaksanakan proyek

– Tidak diperhitungkannya keperluan teknologi untuk melaksanakan proyek pada  merencanakan Proyek

– Kekurang mampuan dalam mengidentifikasikan sumber - sumber teknologi yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan proyek

– Belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek

Ø  PermainanPermainan PolitikPolitik

– Pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi

Fungsi Manajemen Proyek :

George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

A. Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning.

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana.

Ruang lingkup proyek :

Scope atau ruang lingkup proyek pada intinya adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek yang lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.

Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.

Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.

Menugaskan Sumber-Sumber Daya

• Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut : Orang, Layanan,  Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan,  Persediaan barang dan material,  Uang

• Sumber-sumber daya semcam itu harus ditugaskan ke tugas-tugas untuk mengembangkan sebuah jadwal

• Penyeimbang sumber-sumber daya adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi alokasi-alokasi berlebihan sumber daya denngan kombinasi penundaan atau pemecahan tugas-tugas.

Penjadwalan :

- Penjadwalan Manajemen Proyek merupakan penerapan dari perencanaan dengan memberikan pengetahuan tentang jadwal rencana serta kemajuan proyek, dan mencakup semua sumber daya ada, termasuk biaya, peralatan, tenaga kerja, material dan tepat waktu dalam menyelesaikan proyek.

- Penjadwalan proyek dilakukan dengan mengamati perkembangan proyek dengan bermacam permasalahannya. Proses pengawasan dan memperbarui selalu dikerjakan untuk menghasilkan penjadwalan yang benar, supaya sesuai dengan tujuan proyek.

- Proses untuk mengatur waktu dalam melaksanaan sebuah proyek untuk menentukan kapan sebuah proyek dilaksanakan berdasarkan urutan tertentu dari awal sampai akhir proyek.

- ekanisme dalam sistem operasi yang berkaitan dengan sistem kerja yang sudah dilakukan oleh komputer .

penjadwalan bertugas memutuskan :

1. proses yang terus berjalan

2. kapan dan selama berapa lama proses itu berjalan

Tujuan Penjadwalan :

Tujuan dari penjadwalan itu sendiri adalah untuk peningkatan kualitas perencanaan dalam menghadapi sejumlah kegiatan .

Strategi Penjadwalan :

Strategi penjadwalan dalam sebuah managemen proyek adalah

1. Forward scheduling adalah pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan proyek start (awal proyek) terlebih dahulu dan menjadwalkan maju setelah tanggal tersebut.

2. Reverse scheduling adalah strategi penjadwalan proyek yang menentukan deadline proyek terlebih dahulu kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tersebut

sumber :

http://www.squidoo.com/manajemen-proyek

http://www.slideshare.net/AtikaDarety/4-manajemenproyek

http://www.gbaconsultant.co.id/manajemen-proyek